Iako je vrlo poželjno imati sistemskog administratora unutar tvrtke za rješavanje tehničkih problema, neke česte probleme s e-mailom možete pokušati riješiti i sami.
U nastavku donosimo članak o 4 uobičajena problema s e-poštom s kojima se tvrtke suočavaju (i kako ih riješiti).
Zakašnjela ili izgubljena e-pošta
Ne samo da je iritantno kada e-mailovi kasne, ili nikad ne stignu na odredište, već takve okolnosti mogu stvoriti i probleme. Gubitak dragocjenih informacija o klijentima jedan je od najboljih načina da brzo uništite svoj poslovni ugled.
Jednom kada e-pošta zakasni, ili ne stigne u inbox primatelja, teško je biti 100% siguran da će u budućnosti stizati na vrijeme (ili stizati uopće). To će vas tjerati na stalne provjere isporuke e-mailova, što oduzima vrijeme i resurse.
Da biste bili sigurni da se vaša e-pošta isporučuje, predlažemo tzv. Email Round-Trip Monitoring – ili ukratko nadzor nad dolaznom / odlaznom poštom putem aplikacija koje imaju mogućnost obavještavanja ukoliko dođe do problema s isporučivosti. Na ovaj način nećete morati raditi “ručne” provjere isporuke pošte – a to je ujedno i jedan problem manje za vaš tim i nešto ušteđenog vremena koje možete investirati u važnije zadatke.
Problem neisporučivanja e-mailova može biti lokalni (vezan za e-mail aplikacije na vašem računalu), ili može imati veze sa samim e-mail poslužiteljem. Ako vaši e-mailovi funkcioniraju preko web servera, velike su šanse da na njemu imate e-mail aplikaciju (npr. Webmail). Ukoliko e-pošta (dolazna i odlazna) funkcionira preko e-mail aplikacije na serveru, onda je dilema riješena – problem je najvjerojatnije u aplikacijama računala. Za početak možete ponovno konfigurirati svoje e-mail račune, ili jednostavno zamoliti vašeg sistemskog administratora za dodatne provjere i pomoć.
E-mailovi koji su “zapeli” u izlaznoj pošti
Drugi čest problem s kojim se tvrtke susreću jest nemogućnost slanja e-mailova koji su “zapeli” u mapi izlazne pošte.
Razlog za ovo može biti internetska veza – ako je ona nepouzdana, a vaši e-mailovi sadrže veće priloge, slanje može trajati dugo. Zato uvijek predlažemo korištenje Cloud pohrane (npr. Microsoft OneDrive), te umjesto priloga u e-mailu, poveznice unutar istoga koje primateljima omogućavaju pristup datotekama. Na ovaj način ćete “rasteretiti” e-mail i spriječiti problem nemogućnosti slanja zbog loše internetske veze, ili pak ograničenog prostora za pohranu unutar samog e-maila (ponekad se događa da primatelj ne može zaprimiti e-mail iz istog razloga – jer ima podešena ograničenja prostora u e-mail aplikaciji).
Još jedan razlog zbog kojeg e-poruke “zapinju” u izlaznoj pošti može biti i blokiranje slanja e-maila od strane antivirusne aplikacije. Ako problem ne riješite privremenom deaktivacijom, ili promjenom postavki, ili ako se ovaj problem prečesto ponavlja, možete razmisliti o promjeni antivirusnog programa.
Antivirusni alati također imaju problema s većim privicima (bilo da se radi o slanju ili primanju e-pošte), pa je to još jedan razlog zašto je pohrana u oblaku učinkovitija opcija.
Još nešto što bi moglo pomoći – možete koristiti SPF provjeru zapisa kako biste provjerili sigurnost i kredibilitet domene vaše tvrtke, jer to također može stvarati problem za protok e-pošte. Ako je vaša domena “blacklistana”, to može biti razlog problema s web stranicom i e-mail adresama koje se vezuju za domenu.
Loš web hosting i mali prostor za pohranu
Ako se često suočavate sa sigurnosnim problemima e-pošte, ili s nemogućnošću primanja ili slanja iste, razmotrite mogućnost promjene pružatelja hosting usluge, ili makar nadogradnju hosting paketa.
Ukoliko zakupljujete shared hosting, onda najvjerojatnije dijelite resurse poslužitelja s drugim web stranicama koje se tamo nalaze. To znači da će druge web stranice ograničavati vaše resurse, a što utječe na različite performanse. To u početku možda neće predstavljati problem, ali ubrzo ćete početi primjećivati ograničenja – u radu vaše web stranice, ali i drugih aplikacija koje imate na hosting računu.
Konstantno brisanje starih e-mailova može biti način da se nosite s ovim problemom, ali kako vaše poslovanje bude raslo, svoje vrijeme ćete vjerojatno htjeti ulagati u neke korisnije zadatke. Nadogradnja hosting paketa i mogućnost korištenja boljih resursa omogućit će da vaša web stranica i e-pošta “prodišu”.
Neispravno korištenje e-pošte
Ovdje ne govorimo o tehničkim problemima s e-poštom, već o neproduktivnoj upotrebi. Nažalost, ovo je problem s kojim se većina tvrtki suočava, a jedini način da ga riješite jeste educirati članove svog tima.
Čest problem je neispravna upotreba funkcija CC i reply/reply all. Zaposlenici često koriste CC kako bi nepotrebno označili cijelu organizaciju ili zaborave kliknuti na “odgovori svima” kada bi trebali, pa odgovaraju samo pošiljatelju umjesto cijelom timu.
Korištenje e-pošte za raznorazne vrste interne komunkacije među članovima tima također stvara problem s produktivnošću. U ove svrhe prikladnije su aplikacije kao što su Slack, Teams, Hangouts i sl., a koje će omogućiti brze dogovore i dijeljenje datoteka, te samim time veću učinkovitost.
Za podizanje učinkovitosti će pomoći pohrana u oblaku (koju spominjemo u prethodnim ulomcima), ali i aplikacije za upravljanje projektima i zadacima kao što su Trello, Notion, Asana i sl..
Ni komunikacija s klijentima ne mora nužno funkcionirati preko e-mail aplikacija – u ove svrhe se sve češće koriste alati ako što su Zendesk, Clinked, Suitedash i sl.
Da zaključimo – brza komunikacija putem e-pošte ključna je za svaku uglednu tvrtku, a rješavanje problema povezanih s e-poštom nevjerojatno je hitno i bitno.
Kao što ste mogli pročitati u našem članku, puno toga možete provjeriti i napraviti samostalno. No, ako nemate vremena i strpljenja baviti se ovim pitanjima, te ako vam proračun dopušta, najbolje je imati sistemskog administratora koji će se baviti tehničkim problemima i pomoći vam da unaprijedite svoje poslovanje.
Izvor članka: websitepulse.com
U potrazi ste za tvrtkom koja vam može osigurati najam IT opreme, backup podataka, projektiranje računalne mreže i održavanje IT sustava vašeg poduzeća?
Možemo vam ponuditi niz usluga koje se odnose na najam IT opreme, projektiranje računalne mreže i održavanje IT sustava, kao i backup pomoću Veeam aplikacije. Kontaktirajte nas putem broja telefona 091/4795-511 ili e-mail adrese info@akdamar.hr – naš stručni tim vam rado stoji na raspolaganju.
